Liebe Tante Marta

By 14. Dezember 2018Deutschland, Presse

Liebe Tante Marta,

Ein spezialisiertes Team bei marbet sorgt für ein reibungsloses Teilnehmerhandling

Aus dem Privatleben weiß man, wie unangenehm es ist, wenn man vergessen hat, Tante Marta zum Geburtstag einzuladen. Aber was ist, wenn Tanta Marta der CEO einer wichtigen Zulieferfirma ist, der eigentlich bei der gestrigen Impulsveranstaltung hätte dabei sein sollen? Wurde die Einladung überhaupt versandt oder hatte seine Assistenz vielleicht doch abgesagt?

Fragen, die im Nachgang nur noch schwer zu beantworten sind und daher im Vorfeld gar nicht erst als Problematik aufgebaut werden sollten. Denn der erste Eindruck hinterlässt bereits Spuren.

Seit über zehn Jahren gibt es bei marbet eine Abteilung, die sich genau auf diese Thematik spezialisiert hat: das Teilnehmerhandling. Damit fokussierte sich marbet früh auf einen Bereich, dessen ressourcenschonende wie auch kompetente Anwendungsweise bereits jetzt zunehmenden Digitalisierungsprozessen Rechnung trägt und künftig einen noch höheren Stellenwert in Sachen Professionalität und Datensicherheit einnehmen wird.

Für die signifikanten Ansprüche eines professionellen wie auch reibungslos verlaufenden Teilnehmermanagements hat marbet ein eigenes Softwaretool zur Online-Registrierung entwickelt, das all jene Aspekte aufgreift. Zudem ist es möglich, dieses Basistool individuell an die Bedürfnisse sowie an das CI eines jeden Kunden anzupassen. Ob es sich dabei um eine intime Kleinveranstaltung handelt oder ein Großevent wie den Kirchentag mit 40.000 Teilnehmern ist dabei unerheblich. Die Eigenheiten eines jeden Veranstaltungstypus – Seminarwochenende, Produkteinführung, Jubiläum, Mediatreff, Händlermeeting – werden entsprechend aufgegriffen und umgesetzt.

Über das Registrierungstool ist nicht nur die einfache An- und Abmeldung möglich, sondern auch der Ablauf der Veranstaltung kann hinterlegt werden. Durch individuell zugeschnittene Abfragefelder können zusätzliche, eventrelevante Informationen ermittelt werden, wie etwa Art der Anreise oder Lebensmittelunverträglichkeiten. Auch die Teilnahme an ergänzenden Programmpunkten kann abgefragt werden.

Ein internationales, mehrsprachiges Team kümmert sich um die Koordination und plangenaue Umsetzung. Teil dieser 360-Grad-Betreuung sind der Versand von „Save the Date“-Informationen, Einladungen in gedruckter oder digitaler Ausführung, Reiseunterlagen und Follow-Up-E-Mails sowie die Betreuung von Veranstaltungshotlines und E-Mail-Anfragen vor, während und nach der Veranstaltung. Zudem realisiert das marbet Teilnehmerhandling CI-konforme Produktionen von Namensschildern wie auch Kofferanhängern und übernimmt die Verteilung von Give-Aways, optional als postalischer Versand oder direkt vor Ort. Im Kontext der Veranstaltung erarbeitet das marbet Teilnehmermanagement die Check-in- beziehungsweise Akkreditierungsmöglichkeiten und führt diese gleichzeitig auch entsprechend im Rahmen der Veranstaltung durch.

Als Schnittstelle zwischen marbet-Kunde und dessen externen Kontakten agiert die Crew des Teilnehmerhandlings als autarkes Serviceteam im Sinne des Kunden und pflegt gleichzeitig bei spezifischen Anfragen einen engen Kundenkontakt. Da gerade in diesem Bereich tagtäglich mit sensiblen Daten gearbeitet wird, hat bei marbet der Datenschutz einen hohen Stellenwert. Entsprechend werden neueste Anforderungen und Regelungen umgehend angewendet und das Online-Registrierungstool unterliegt höchsten Sicherheitsstandards.

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