Event-App
Eine Event-App ist eine mobile Anwendung, die Teilnehmenden einer Veranstaltung alle wichtigen Informationen und Interaktionsmöglichkeiten auf dem Smartphone bereitstellt. Statt gedrucktem Programmheft, Namensschild-Suche und Zettelwirtschaft finden Gäste Agenda, Raumpläne, Referentenprofile und Kontakte an einem Ort. Gleichzeitig erhalten Veranstalter einen direkten Kanal zu ihren Gästen: Änderungen im Ablauf, Umfragen oder ein Hinweis auf den Shuttle erreichen alle Teilnehmenden in Sekunden. Bei Tagungen, Händlerevents und Kongressen ist die App heute so selbstverständlich wie das Bühnenprogramm.
Welche Funktionen bietet eine Event-App?
Stellen Sie sich eine Führungskräftetagung mit 400 Gästen und sechs parallelen Workshops vor. Jede Person hat ihre eigene Auswahl getroffen, ein Raum wird kurzfristig getauscht, ein Referent kommt später. Ohne App bedeutet das Durchsagen, Aushänge und Rückfragen am Infocounter. Mit App bekommt jeder Gast seinen persönlichen Zeitplan, die Raumänderung als Push-Nachricht und den Weg dorthin auf dem Lageplan.
Darüber hinaus wird die App zum Werkzeug für Interaktion: Beim Live-Voting stimmen Teilnehmende per Fingertipp ab, das Ergebnis erscheint sofort auf der Leinwand. Über die Fragefunktion (Q&A) sammelt die Moderation Fragen aus dem Publikum, ohne dass ein Mikrofon durch die Reihen wandert. Und beim Networking schlägt die App passende Gesprächspartner vor, etwa nach Abteilung, Region oder Interesse. In m.guest ist die Event-App direkt mit Einladung, Registrierung und Check-in verbunden, sodass Gästedaten nur einmal erfasst werden müssen.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
- Persönliche Agenda mit Sessions, Räumen und Erinnerungen
- Teilnehmerliste, Profile und Nachrichtenfunktion für das Networking
- Live-Voting, Umfragen und Fragen an die Bühne
- Push-Nachrichten für Änderungen, Hinweise und Aufrufe
- Lagepläne, Dokumente, Speisekarten und Shuttle-Zeiten
Was bringt die Event-App Veranstaltern und Teilnehmenden?
Für Gäste zählt vor allem Orientierung: Wo muss ich wann sein, wen treffe ich, was gibt es zum Mittagessen? Wer sich sicher bewegt, hat den Kopf frei für Inhalte und Gespräche. Für Veranstalter liegt der Nutzen in den Daten und in der Reichweite der Kommunikation. Sie sehen, welche Sessions gut besucht sind, wie viele Personen an einer Umfrage teilnehmen und welche Themen im Q&A oben stehen. Dieses Feedback fließt direkt in die Nachbereitung und in die Planung der nächsten Veranstaltung ein.
Damit die App auch genutzt wird, braucht die Einführung etwas Vorlauf. Bewährt hat sich ein Zeitraum von sechs bis acht Wochen: Inhalte einpflegen, Testlauf mit dem Projektteam, Einladung zum Download mit der Anmeldebestätigung, Erinnerung kurz vor dem Event. Vor Ort helfen ein kurzer Hinweis des Moderators und ein Ansprechpartner am Empfang. Unsere Projektteams bei marbet planen die App deshalb nicht als Zusatz, sondern als festen Baustein der Guest Journey, vom ersten Save-the-Date bis zur Feedbackumfrage danach.
So gelingt die Einführung
- Ziele festlegen: Information, Interaktion oder Networking im Vordergrund?
- Inhalte früh einpflegen und mit dem Projektteam testen
- Download-Link mit der Anmeldebestätigung und einer Erinnerung verschicken
- Nutzung vor Ort anmoderieren und Hilfe am Empfang anbieten
- Nutzungsdaten nach dem Event auswerten und Erkenntnisse festhalten
Häufige Fragen
Brauchen wir für jedes Event eine eigene Event-App?
Nein, in der Regel reicht eine Plattform, die für jede Veranstaltung neu befüllt wird. Wer regelmäßig Events veranstaltet, profitiert von einer wiedererkennbaren App im eigenen Design. Für ein einzelnes Format genügt oft eine Web-App, die ohne Download im Browser läuft.
Wie viele Teilnehmende nutzen die Event-App tatsächlich?
Bei gut vorbereiteten Business-Events liegt die Nutzungsquote erfahrungsgemäß zwischen 70 und 90 Prozent. Entscheidend sind eine frühe Einladung zum Download, ein klarer Nutzen wie die persönliche Agenda und die aktive Einbindung während des Programms. Ohne Anmoderation bleibt die Quote deutlich niedriger.
Was passiert mit den Daten aus der Event-App?
Teilnehmerdaten bleiben beim Veranstalter und werden nur für die Veranstaltung genutzt. Gäste entscheiden selbst, ob ihr Profil für andere sichtbar ist und ob sie Nachrichten empfangen möchten. Nach dem Event werden die Daten nach den vereinbarten Fristen gelöscht oder anonymisiert ausgewertet.