Virtuelle Event-Plattform
Eine virtuelle Event-Plattform ist eine Software-Umgebung, in der eine Veranstaltung vollständig online stattfindet, mit Livestream, Programmbühne, Breakout-Räumen, Chat und Auswertung an einem Ort. Teilnehmende loggen sich über den Browser ein und bewegen sich durch die Veranstaltung wie durch ein Gebäude: Empfang, Hauptbühne, Workshop-Räume, Ausstellerbereich, Lounge. Für Veranstalter ist die Plattform zugleich Regiepult und Messinstrument, denn jede Anmeldung, jede Frage und jede Verweildauer wird erfasst. Digital-Events und die Online-Seite von Hybrid-Events laufen über solche Plattformen.
Welche Funktionen hat eine virtuelle Event-Plattform?
Ein Beispiel aus dem Vertriebsalltag: Ein Hersteller stellt 1.200 Handelspartnern in 14 Ländern die neue Produktgeneration vor. Eine Reise für alle scheidet aus, eine reine Präsentation per Videocall wäre zu wenig. Auf der Plattform startet der Tag mit einer moderierten Keynote aus dem Studio, per Livestream in HD und mit Simultanübersetzung in drei Sprachen. Danach verteilen sich die Gäste auf Breakout-Räume, also kleinere Sitzungen, in denen ein Produktmanager die Details zeigt und Fragen beantwortet.
Zwischen den Programmpunkten läuft der Chat, in dem Teilnehmende sich austauschen oder Fragen an die Bühne stellen. Umfragen und Live-Votings liefern Stimmungsbilder in Echtzeit. In der Mediathek liegen Datenblätter und Aufzeichnungen zum späteren Abruf bereit. Und im Hintergrund zeichnet die Auswertung auf, wer wann dabei war, welche Session am längsten gehalten hat und welche Themen im Chat am häufigsten auftauchten. Aus diesen Zahlen entsteht der Bericht für die Geschäftsführung, noch bevor die letzte Session zu Ende ist.
Typische Bausteine einer Plattform
- Livestream mit Regie, Einspielern und Übersetzung
- Breakout-Räume für Workshops und kleine Gesprächsrunden
- Chat, Fragefunktion und Umfragen für die Interaktion
- Virtuelle Ausstellerbereiche, Mediathek und Networking-Lounge
- Auswertung von Anmeldungen, Teilnahme und Engagement
Worin unterscheidet sich die virtuelle Event-Plattform von der Videokonferenz?
Eine Videokonferenz ist ein Besprechungsraum: Alle sehen alle, jeder kann sprechen, das Programm besteht aus einem Bildschirm. Das funktioniert für ein Team-Meeting, nicht aber für ein Event mit Dramaturgie. Eine Event-Plattform trennt Bühne und Publikum, bietet mehrere Räume gleichzeitig, führt Gäste durch einen Ablauf und erlaubt der Regie, Einspieler, Kamerabilder und Präsentationen zu mischen wie bei einer Fernsehsendung. Dazu kommen Branding im Design des Kunden, Zugangskontrolle für geschlossene Gästekreise und ein Datenschutzkonzept für personenbezogene Daten.
Bei der Auswahl helfen einige Fragen: Wie viele Personen sollen gleichzeitig teilnehmen? Läuft die Plattform ohne Download im Browser? Gibt es Schnittstellen zu Registrierung und CRM? Wie stabil ist der Stream bei schwacher Internetverbindung? Und wer betreut die Technik während der Veranstaltung? Wir bei marbet wählen die Plattform deshalb erst nach dem Konzept aus, nicht davor, weil die Dramaturgie entscheidet, welche Funktionen wirklich gebraucht werden. Dazu gehört immer eine Generalprobe mit allen Sprechern, damit am Eventtag niemand nach dem Stummschalten-Knopf sucht.
Auswahlkriterien auf einen Blick
- Teilnehmerzahl und Stabilität des Streams bei hoher Last
- Zugang per Browser ohne Installation und Registrierung in einem Schritt
- Gestaltung im eigenen Markenauftritt und mehrsprachige Oberfläche
- Datenschutz, Serverstandort und Zugangskontrolle
- Technischer Support während der Veranstaltung und Auswertung danach
Häufige Fragen
Für welche Formate lohnt sich eine virtuelle Event-Plattform?
Für Veranstaltungen mit Programm, mehreren Sessions und einem größeren, verteilten Publikum, etwa Händlerevents, Produktschulungen, Townhalls oder Fachkonferenzen. Je mehr Interaktion und Dramaturgie geplant sind, desto eher lohnt sich eine echte Plattform. Für ein einfaches Update an 20 Personen reicht die Videokonferenz.
Wie lange dauert die Einrichtung einer Plattform?
Für ein Event mit Bühne, Breakouts und Registrierung sollten Sie vier bis acht Wochen einplanen. In dieser Zeit werden Design, Inhalte, Zugänge und Streaming-Technik aufgebaut und getestet. Kürzere Zeiträume sind möglich, wenn eine bestehende Plattform nur neu befüllt wird.
Können Teilnehmende die Inhalte später noch abrufen?
Ja, die meisten Plattformen bleiben nach dem Event für einen vereinbarten Zeitraum online. Aufzeichnungen, Präsentationen und Dokumente stehen dann in der Mediathek zur Verfügung. Das verlängert die Wirkung der Veranstaltung und liefert zusätzliche Nutzungsdaten.